新型コロナウイルスの蔓延が始まって1年以上が経ちました。
娘が通う幼稚園では保護者会がZOOMでの実施となっており、ITなお仕事ではなくこれまでZOOM等を使ってこなかった方々も触れる機会が増えたのではないかと思います。
使い慣れていないがゆえに遠回りしてしまったり、手間取ってもたついてしまったりする事態も目にしてきました。
ということで、ものすごく今更感はあるものの主催者側で予め設定しておくと楽になること、ZOOMミーティングの参加案内の方法をまとめてみます。
教育関係者をはじめとした不便を感じている人に届け…!
こんな人向けの記事
- 初めてZOOMを使うことになったけど使い方がわからない主催者
- ZOOMを使ってみたけど招待・開催でもたついてしまった主催者
実際に起きたこと
前提情報
今回はWindows版のデスクトップアプリを使う場合の説明として記載していきます。
以下のページからダウンロードしたインストールファイルを実行して表示手順に従って操作すればインストールできます。
事前に設定しておくこと
設定はWeb上の設定画面から行います。前提として、ZOOMアカウントのサインアップ(登録)が必要です。
登録したアカウントでサインインした状態で、以下URLから設定を行って行きます。
最低限しておきたい設定は2つだけだと思っています。
ワンクリックで参加できるように、招待リンクにパスコードを埋め込みます
これを有効にすることで参加者側にパスワード入力させる必要がなくなります。
諸問題を一撃で解決できるので必須で設定していただきたい項目。
個人ミーティングIDを有効化
ここは少し自信がないけど、有効化しておくことで招待URL(パスワード除く)を固定化できます。
予めZOOMミーティングの参加URLを発行しておく場合には必要になるのかな?たぶん。なくてもできたらごめんなさい。
必須じゃないけどしておくと尚よし
待機室
これは、参加者が接続した後にその参加者が誰かを主催者が確認して了承した場合のみ入室を許可するものです。
一時期ZOOMのセキュリティ設定が甘く入室コードの数字をランダムで入力して乱入。乱入者が不適切画像を参加者に見せつけるという事件が起きていました。
そういった問題の対策として用意された機能ですが、主催者側の操作負担が増えること、不慣れな場合待機室からの入室許可で手間取ることもあるため必須ではないと個人的に思っています。
パスワード設定である程度はセキュアにできているとは思うので。
ホストより先に参加することを参加者に許可
これは保護者会といったケースでは不要と思いますが、職場内での会議など主催者以外が先に入室した際にオフにしているとホストの開始待ちで待機させられます。
先に集まった参加者たちで雑談やアイスブレイクして待っていられるようにしたい、というケースでは有効化しておくとよいです。
なお、上の待機室機能を有効化するとこの機能は使えません。
事前の設定は以上です。
参加URL・招待のしかた
これはデスクトップアプリ上で操作します。
- "新規ミーティング"の右にある下向きアイコンを押す
- メニューが表示されるので「マイ個人ミーティングID(PMI)を使用」にチェックを入れる
- その下の10桁の数字にカーソルを当てる
- 招待をコピー をクリックする
これで、クリップボードに招待がコピーされた状態になります。内容はこんな感じ。
さんがあなたを予約されたZoomミーティングに招待しています。 トピック: のパーソナルミーティングルーム
Zoomミーティングに参加する https://us05web.zoom.us/j/*******?pwd=
ミーティングID: * パスコード:
メモ帳でもメール画面でもなんでも、任意の場所に貼り付けて上記を参加者に向けて送信すれば完了です。あら簡単!
最後に
コロナ禍でITの利活用が求められる場面、層が大幅に増えてあまり慣れておらず困惑する方も一定数いるように感じます。
使いこなせれば便利なものなのでこれを機に触れてみて、平穏な世の中に戻った後も活用していけるようになるとよいなと思っています。